英語力をUPするの総合学習

電話対応は相手と対面で会話ができない分、必要な情報を正しく聞き取る必要があります。日本語でも苦手な方も多い電話対応ですが、英語ではある程度定型文を知っておくとスムーズに対応することができます。それでは、電話対応で使える英語フレーズを紹介します。

Hello, this is ABC Corporation, Customer service Department, Suzuki speaking.
こんにちは、ABC会社 顧客サービス部門の鈴木です。

電話を手に取ったらまずは名乗りましょう。名前だけでなく、企業名と部署名も併せて名乗ると丁寧です。

Who’s calling please?
どちら様でしょうか。

May I have your name, please?
お名前をうかがってもよろしいでしょうか。

Could you spell your name, please?
お名前のスペルをよろしいでしょうか。

自分の名前を名乗った後は、相手の名前を伺いましょう。
聞き取れなかった際は躊躇せず「 Sorry? / Pardon? / What’s that? 」と聞き返します。

How may I help you?
How can I help you?
ご用件をお伺いします。

One moment, please.
少々お待ちください。

I’ll put you through to Suzuki. Hold the line, please.
鈴木に代わります。少々お待ちください。

ポイントですが「put you through to〇〇」で「〇〇に代わります」という意味になります。電話対応では頻繁に使う熟語ですので、覚えておくと便利です。

Let me check if he’s in his office.
オフィスにいるか確認します。

I’m afraid he’s not available at the moment.
申し訳ございませんが、彼は離席中です。

こちらの「available」は「利用できる、購入できる」という意味ではありません。例文のように人を主語にする場合は「手が空いていない、会えない」などといった表現が基本となります。

Can I take a message?
伝言を承ります。

担当者が訳あって電話に出られない時は、伝言を残すかどうかを尋ねましょう。この時伝言だけでなく、相手の名前や会社名なども聞いておくことを忘れないでください。

近頃テレワークの推進により、対面よりもメール対応の機会のほうが増えてきたのではないでしょうか。電話対応と同様に、メールも決まった形式的な表現を使うことが多く、わかりやすくするためにも簡潔な文章が好まれます。それでは、ビジネスメールで使える英語フレーズを紹介していきます。

英語でのビジネスメールの件名は、日本語でも同様ですが、内容を明確に伝えられることを意識しましょう。以下を抑えておけば件名には困りません。

・Information regarding 〇〇（〇〇に関する情報提供）
・Confirmation for Meeting on 〇〇　（〇〇のミーティングの確認）
・Inquiring about 〇〇（〇〇についてのお問い合わせ）
・Request for 〇〇（〇〇のお願い）
・Schedule Confirmation for 〇〇（〇月〇日のスケジュール確認）
・Invitation for 〇〇 △△（〇月〇日の△△への招待）

To Whom It May Concern
ご担当者様へ

担当者が不明な場合に使える便利な書き出しです。

Dear Sato
佐藤様へ

担当者が決まっている場合にはこちらを使いましょう。

書き出しのあとは自己紹介をしてください。名前と部署、会社名を述べるようにしましょう。

I am Suzuki from ABC Corporation in charge of Customer service Department.
My name is Suzuki and I work in Customer service at ABC Corporation.
ABC株式会社で顧客サービス部門を担当しております鈴木と申します。

Thank you very much for ～.
～をありがとうございます。

「Thank you very much for ～」はメールでもお礼をいうのに最適なフレーズです。Forの後には「your reply（お返事いただき）」「setting the agenda（会議アジェンダを設定してていただき）」など、お礼の目的をつづるようにしましょう。

・The reason I am writing this e-mail to you～.
・The purpose of this e-mail is to～.
・I am writing this e-mail to～.
〜をさせて頂きたく、メールしました。

目的を明確にするために使えるフレーズです。本文の初めに使い、詳細は後で述べるようにします。

メールの最後には、必ず以下のように締めの言葉を添えましょう。

I look forward to hearing from you.
お返事をお待ちしております。

Thank you for your consideration.
ご検討いただければ幸いです。

Please do not hesitate to contact me.
ご遠慮なくお問い合わせ下さい。

その他にすごく丁寧な結びとして、「Sincerely,(真心をこめて）」という言葉を使う方法があります。この言葉をビジネスメールの結び言葉に使うと、相手に誠実な印象を与え、とてもフォーマルな言葉です。具体的には、

I look forward to hearing from you.
Sincerely,

Taro Suzuki
Sales Representative
(000)123-4567

のようになります。また、他のむずび言葉として「Thank you,」を使うやり方もあります。「Thank you,」は、面識のある人、ない人両方に使えてややフォーマルな使い方です。相手に何かを依頼する時に、

Thank you in advance,
前もってお礼申し上げます

のように、相手がお願いごとをうけることを前提にしている場合に使えるフレーズとしても使えます。

受付けやご案内など、外国人のお客様が来社した際、スマートに対応したいですよね。来客対応とは、お迎えしてからお見送りまでの流れのことを言いますので、最後まで丁寧に行うようにしましょう。それでは、来客対応で使えるフレーズでよく使うものを紹介します。

May I have your name?
お名前をよろしいでしょうか。

How can I help you?
どのようなご用件でしょうか。

Thank you for coming today, Mr. Suzuki.
鈴木さん、本日はお越しいただきありがとうございます。

We have been expecting you.
お待ちしておりました。

直訳すると「あなたが来ることを期待していました。」になります。「I was waiting for you.」でも間違いではないですが、ビジネスの場面ではあまりふさわしくないです。

Please have a seat.
Would you please wait here?
こちらでお待ちいただけますか。

Sorry, Sato is out of the office at the moment.
申し訳ございません。佐藤は現在外出しています。

Please come this way.
こちらへどうぞ。

I will take you to the meeting room.
鈴木へご案内します。

meeting room にはこれからご案内する行先を当てはめましょう。「meeting room（応接室）」以外に、「conference room（会議室）」などですね。

Thank you once again for coming today.
改めて本日はお越しくださいまして、ありがとうございました。

I’ll see you out.
お出口までお見送りします。

どんな会議でも、「会議出席者×人数分」のコストがかかっています。特に意思決定者のコストは大きく、会議が長引けば長引くほど無駄なコストが増えてしまいます。そのためにもスムーズな会議を意識してください。

いよいよ会議を始める際のフレーズを紹介します。最初は、会議に参加してくれたことへの感謝を述べるようにしましょう。

Thank you very much for coming to this meeting.
お集まりいただき、誠にありがとうございます。

Let’s get down to business.
始めましょう。

I really appreciate your attendance to this meeting.
会議へのご出席、誠にありがとうございます。

挨拶をしたら、会議の議題を周知しておきましょう。

The purpose of this meeting is to discuss ～.
この会議の目的は経費削減です。

一般的にこのフレーズが議題を伝えるのに最もよく使われるでしょう。
例としてはこんな感じになります。

The purpose of this meeting is to discuss how we deal with compliant from consumers.
この会議の目的は、消費者からの苦情に対する対処法について話し合うことです

その他にも以下のような言い方があります。

We are here today to discuss how we deal with compliant from consumers.
今日は消費者からの苦情に対する対処法について議論したいと思います。

The reason I have called this meeting is to discuss how we deal with compliant from consumers.
この会議を開いたのは、消費者からの苦情に対する対処法について話し合うためです。

会議の一般的な進め方として、議題の紹介から項目ごとに展開を進めていきます。

The agenda for this meeting is as follows:
First, I’d like to start with the new project’s budget.
Then, Suzuki will tell us about the project schedule.
Finally, we will decide the schedule from now on.
会議の議題は以下のようになります。
最初は新プロジェクトの予算についてです。
それから、鈴木がプロジェクトのスケジュールを説明します。
最後に今後のスケジュールについて決定します。

会議中はこまめに参加者からの意見を取り入れるようにしましょう。そして会議の最後にも、参加してくれたことに感謝しましょう。

Are there any questions?
質問がある方はいらっしゃいますか。

Thank you for your opinion.
ご意見ありがとうございます。

I guess that will be all for today. Thank you for taking part.
本日は以上になります。ご出席ありがとうございました。

今回、ビジネスでよく使われる英語フレーズを紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
紹介したのはほんの一部にはなりますが、一度定型文を覚えてしまえば、様々なシチュエーションで生かすことができます。ですが、たとえビジネスの場とはいっても大切なのは積極的に発言していくことになります。ビジネス英語を習得してその先に何がしたいのか、一度目的を見直してから学習すると英語力アップのスピードも速くなるでしょう。
今回紹介したビジネス英語フレーズが皆様の役に立つことができれば幸いです。